Cree su base de datos de proveedores

En Weproc somos conscientes de la importancia decontar con una base de datos de proveedores bien organizada. Como profesional de las compras, usted depende de esta información para solicitar los productos y servicios que su organización necesita para tener éxito. Sin embargo, la gestión de un panel de proveedores puede ser una tarea desalentadora, especialmente si tiene que hacer un seguimiento de un gran número de proveedores y contratos.

En este artículo, compartiremos con usted algunas de las mejores prácticas para racionalizar sus bases de datos de proveedores y hacer que su proceso de adquisición sea más eficiente. Siguiendo estas pautas, podrá reducir el tiempo y los recursos que dedica a la gestión de sus proveedores, al tiempo que mejora el rendimiento general de sus compras.

¿Cómo configuro la gestión de proveedores?

Paso 1: Defina su estrategia de gestión de proveedores

Antes de racionalizar su base de proveedores, debe tenerclara su estrategia de gestión de proveedores. Esto implica responder a preguntas como:

• ¿Cuáles son los criterios clave para seleccionar y evaluar a los proveedores?
• ¿Cuáles son los resultados y beneficios esperados del proceso de contratación?
• ¿Cuáles son los riesgos y retos asociados a la gestión de proveedores?

Si cuenta con una estrategia de gestión de proveedores bien definida, podrá asegurarse de que su proceso de compras se ajusta a las metas y objetivos de su organización. Esto, a su vez, le ayudará a tomar mejores decisiones a la hora de seleccionar y gestionar a sus proveedores.

Paso 2: Consolidar los datos de sus proveedores

Uno de los retos más comunes a la hora de gestionar una base de datos de proveedores es lafalta de un repositorio de datos centralizado. A menudo, la información de los proveedores está dispersa en múltiples hojas de cálculo, bases de datos y otras fuentes, lo que dificulta su acceso y análisis.

Para resolver este problema, le recomendamos que consolide todos los datos de sus proveedores en una ubicación de fácil acceso. Puede ser un software de gestión de compras, un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o un registro personalizado de proveedores. Al tener todos los datos de sus proveedores en un solo lugar, puede buscar y filtrar rápidamente la información que necesita, sin tener que cambiar entre distintos sistemas.

Paso 3: Estandarizar los campos de datos

Una vez que haya consolidado los datos maestros de sus proveedores, el siguiente paso es estandarizar los campos de datos. Esto implica crear un conjunto uniforme de campos para toda la información de los proveedores, como el nombre de la empresa, la dirección, la persona de contacto, el número de teléfono, el correo electrónico, etc. Al estandarizar los campos de datos, puede asegurarse de que la información de sus proveedores es coherente y precisa, lo que facilita la búsqueda, la clasificación y la elaboración de informes.

Paso 4: Limpie sus datos

Al consolidar y normalizar los datos de sus proveedores, es posible que encuentre duplicados, errores e información obsoleta. Para evitar estos problemas, le recomendamos que limpie sus datos con regularidad. Esto implica identificar y corregir errores, eliminar duplicados y actualizar la información obsoleta. Al depurar sus datos, puede asegurarse de que su base de datos de proveedores esté actualizada y sea precisa, lo que mejorará su rendimiento en materia de compras.

Paso 5: Automatizar los procesos de gestión de proveedores

Por último, para racionalizar su base de datos de proveedores, debe automatizar en la medida de lo posible los procesos de gestión de proveedores. Esto puede incluir la automatización de tareas como la incorporación de proveedores, la gestión de contratos, el procesamiento de facturas y la evaluación del rendimiento de los proveedores. Mediante la automatización de estas tareas, puede reducir el tiempo y el esfuerzo que dedica a la gestión de sus proveedores, garantizando al mismo tiempo que su proceso de aprovisionamiento sea eficaz y eficiente.

Por qué crear una base de datos de proveedores?

A menudo creada y mantenida por el departamento de compras, la gestión de una base de datos de proveedores puede resultar compleja, sobre todo para las grandes organizaciones. He aquí algunos de los retos más comunes a los que puede enfrentarse:

• Falta de visibilidad: sin un repositorio central de información sobre proveedores, puede resultar difícil hacer un seguimiento de todos los proveedores y sus datos relevantes, como información de contacto, ofertas de productos y servicios, precios y métricas de rendimiento.
• Incoherencias en los datos: si los datos de los proveedores se almacenan en varios sistemas u hojas de cálculo, pueden surgir incoherencias, lo que dificulta la toma de decisiones informadas basadas en datos precisos.
• Duplicación deesfuerzos: cuando los datos de los proveedores no están centralizados, varios departamentos de una organización pueden acabar duplicando esfuerzos, lo que genera ineficacia y desperdicio de recursos.
• Bajo rendimiento de los proveedores: si los datos de los proveedores no se actualizan con regularidad, puede resultar difícil hacer un seguimiento del rendimiento de los proveedores a lo largo del tiempo, con lo que se pierden oportunidades de identificar y resolver problemas.

¿Cómo se crea una base de datos de proveedores en Excel?

Muchas empresas comienzan su gestión de proveedores utilizando Excel, ese viejo pilar empresarial, para hacer un seguimiento de los proveedores y los gastos. Al principio, el uso de Excel suele ser adecuado, pero a medida que la base de proveedores crece y se empiezan a desarrollar objetivos y estrategias relacionados con los proveedores, se necesita más de lo que Excel puede ofrecer.
Veamos los pros y los contras de Excel y cómo determinar si ha llegado el momento de pasar a algo más sólido que las hojas de cálculo.

Ventajas de gestionar proveedores con Excel

Excel tiene mucho a su favor. Desde su facilidad de uso hasta su ubicuidad, no es de extrañar que se le dé un buen uso en la gestión de proveedores. He aquí algunas de las muchas ventajas de Excel:

Fácil de aprender y utilizar

Gracias a Internet, puede encontrar tutoriales gratuitos para prácticamente cualquier tarea que necesite realizar en Excel.

Ultrapersonalizable

Parte del atractivo de Excel es su flexibilidad. Puedes personalizar hojas de cálculo para una amplia gama de usos: informes de pérdidas y ganancias, gestión de deudas, seguimiento de gastos, gestión de existencias y, sí, gestión de proveedores.

Tarifas asequibles

Excel forma parte del paquete Microsoft Office, un software por el que probablemente tu empresa ya esté pagando, así que no tienes que pagar nada extra.

(Casi) todo el mundo sabe utilizar Excel

Casi todo el mundo en el mundo de los negocios ha oído hablar de Excel y tiene al menos algo de experiencia en su uso. El reconocimiento universal significa que nos sentimos cómodos con Excel y confiamos en él para hacer el trabajo.

Accesible y fácil de compartir

La ubicuidad de Excel hace que sea fácil compartir hojas de cálculo con miembros del equipo o partes interesadas. Incluso si el otro usuario no tiene Excel, otros programas como OpenOffice y Google Docs pueden abrir archivos .xls y permitir que los usuarios trabajen con ellos.

Desventajas de gestionar proveedores con Excel

Por supuesto, a pesar de todas sus ventajas, Excel también tiene sus desventajas. Cuando tu cadena de suministro alcanza un cierto nivel de desarrollo, necesitas más funcionalidades de las que ofrece Excel. Estos son sólo algunos de los aspectos negativos de trabajar con Microsoft Excel:

Los datos son estáticos y deben comprobarse manualmente

Introducir y comprobar manualmente los datos de los proveedores no es la mejor forma de emplear el tiempo.

Seguridad de los datos

Si almacena los datos de sus proveedores en una hoja de cálculo, se arriesga a perder horas de trabajo en caso de avería informática.

Falta de capacidad de análisis

Excel se diseñó para ser una herramienta de cálculo, no de análisis. Cuando tu programa llegue a la fase en la que necesites rangos, previsiones, escenarios hipotéticos, modelización, planificación o replanificación, te darás cuenta de que superan la funcionalidad del programa.

Conocimientos de un empleado

El conocimiento de los procesos críticos puede irse con el personal clave y una hoja de cálculo no puede sustituirlo.

Cómo saber cuándo utilizar un software de gestión de proveedores

Entonces, ¿cómo saber si su sistema de gestión de proveedores ha superado a Excel? Hágase las siguientes preguntas:

• ¿Pierde mucho tiempo introduciendo y comprobando datos manualmente?
• ¿Necesita poder analizar los datos de sus proveedores para alcanzar sus objetivos?
• ¿Simplemente Excel ya no es lo suficientemente robusto para satisfacer las necesidades de su empresa?

Gestione su base de datos de proveedores con Weproc

En Weproc, creemos que siguiendo estas mejores prácticas, puede racionalizar su base de datos de proveedores y mejorar el rendimiento de sus compras.
Definiendo su estrategia de gestión de proveedores, consolidando sus datos de proveedores, estandarizando sus campos de datos, limpiando sus datos y automatizando sus procesos de gestión de proveedores, puede hacer que su proceso de compras sea más eficiente, a la vez que reduce el tiempo y los recursos que dedica a la gestión de sus proveedores.
Nuestro software le permite gestionar automáticamente todo su panel de proveedores con sólo unos clics.
Puede crear y realizar el seguimiento de sus proveedores automáticamente.

¿Desea obtener más información sobre nuestro software de gestión de compras Weproc? Póngase en contacto con nosotros o solicite una demostración de 15 minutos.

Team Weproc

Weproc es un paquete de software SaaS especializado en la digitalización de los procesos de compra de las empresas.
Weproc ha sido diseñado por un equipo de entusiastas, antiguos compradores y directivos de grandes grupos, que conocen a la perfección la importancia de los procesos de compra.