¿Cuál es la diferencia entre un pedido y un albarán?
La tramitación de un pedido a un proveedor incluye multitud de documentos comerciales como presupuestos, facturas, órdenes de compra y albaranes. Cada uno de estos documentos tiene un marco jurídico específico dentro del proceso de transacción comercial. Su emisión garantiza una trazabilidad tangible, que no sería posible con un acuerdo verbal.
La información contenida en una orden de pedido o en un albarán no vincula por igual a la empresa que lo ha emitido o a la que lo recibe. Estos documentos esenciales son complementarios y no deben confundirse. Por razones de trazabilidad y de conformidad con su proceso de compra, infórmese sobre las diferencias entre un pedido y un albarán, para estar totalmente al día sobre el tema.
Sommaire
¿Qué es un pedido?
Definición
La orden de compra vincula a un vendedor y a un cliente al inicio de una transacción comercial. Constituye un acuerdo jurídico entre las dos partes y las compromete a una suma de dinero. Sin embargo, no es un documento vinculante. La orden de compra la envía el comprador (o cliente) al proveedor con el fin de vincular recíprocamente a estas dos partes: es un contrato bilateral o, más técnicamente, un contrato sinalagmático.
Este enfoque presenta una serie de ventajas:
- Trazabilidad del pedido del proveedor.
- Seguridad tanto para el comprador como para el proveedor.
- Organización administrativa más sencilla.
El pedido permite tanto al vendedor como al comprador protegerse en caso de litigio. Entrega incompleta, características diferentes del producto, retraso en la entrega, incumplimiento de las condiciones de pago, etc. La orden de compra cumple una serie de funciones útiles para ambas partes. El comprador conoce la información precontractual y lee las condiciones generales de venta del proveedor antes de comprometerse con la orden de compra. También puede adjuntar sus condiciones generales de compra para alinear la transacción comercial con la política de su empresa.
El vendedor y el comprador tienen compromisos respectivos. Por un lado, el vendedor se compromete a entregar el pedido solicitado por el cliente y, por otro, el cliente se compromete a pagar el precio acordado por el pedido en cuanto lo reciba.
Menciones legales
Cuando elabore un formulario de pedido, deberá incluir determinada información obligatoria. Esta información se refiere a :
- la identidad del proveedor: razón social, domicilio social, datos de contacto y, más opcionalmente, sus números RCS y SIREN.
- la identidad del comprador: razón social, forma jurídica, número RCS y SIRET, capital social, número de IVA intracomunitario, apellidos y nombre de la persona que realiza el pedido, dirección de facturación y de entrega si son diferentes.
- el número de pedido y la fecha de expedición.
- la identificación de los productos, con una descripción detallada, el precio unitario de cada producto y el tipo de IVA aplicable.
- el importe total sin impuestos: para cada línea de productos, el precio total sin impuestos y el importe total sin impuestos e impuestos incluidos de todo el pedido.
- las condiciones de pago.
- las condiciones de entrega.
El comprador también puede estipular las condiciones generales de compra, que son muy importantes a la hora de redactar un pedido. No obstante, deben adaptarse y ser coherentes con las condiciones generales de venta del proveedor que, según la ley, están más legitimadas para dar lugar a sanciones penales en caso de incumplimiento. Por lo tanto, es esencial cumplimentar correctamente este documento comercial, incluyendo toda la información obligatoria.
¿Qué es un albarán?
Definición
El albarán, o «BD», es un documento comercial que el proveedor entrega a su cliente para probar la entrega de productos, mercancías o materias primas. Se entrega al cliente en el momento de la recepción de la mercancía. Desde un punto de vista jurídico, confirma la recepción de la mercancía. En otras palabras, cuando se firma, se convierte en la prueba de que el pedido se ha entregado de conformidad con las condiciones establecidas en el contrato. Así pues, el albarán firmado obliga al cliente a pagar el precio indicado en la orden de pedido.
La orden de pedido se expide por duplicado, una para el comprador y otra para el vendedor. Sin embargo, no se denomina de la misma manera. Para el proveedor, el albarán será un «albarán de entrega», mientras que para el comprador será un «albarán de recepción».
El albarán puede tener dos formatos:
- formato papel
- formato digital
Al igual que la orden de compra, este documento no es obligatorio, pero deja claro que se han cumplido las condiciones de entrega.
Menciones legales
Al igual que la orden de pedido, el albarán contiene información importante:
- la identidad del proveedor: razón social, forma societaria, número de registro de la empresa, dirección del domicilio social e importe del capital social.
- la identidad del cliente y sus datos de contacto
- el número de pedido.
- el número de SIRET.
- la fecha de entrega.
- el lugar de entrega.
- la descripción de la mercancía, incluyendo la cantidad, el precio de cada producto entregado, el importe total sin IVA y el importe del IVA aplicado.
¿Cómo se hace válido un albarán?
Cuando el cliente recibe la mercancía que ha pedido, debe comprobar que el albarán de entrega se corresponde con la orden de pedido.
Si el albarán coincide con la orden de pedido, el cliente que recibe el pedido debe firmarlo. En otros casos, el albarán puede no coincidir con la orden de pedido. Si hay un error, el cliente puede hacer una reserva sobre la transacción. Cuando se hace una reserva, el cliente debe anotar cualquier incoherencia entre la orden de pedido y el albarán. Es posible que haya un error en los productos entregados, en su cantidad o que, simplemente, la mercancía esté dañada.
Por tanto, en caso de litigio entre el proveedor y el comprador, el albarán de entrega firmado desempeña un papel fundamental. El vendedor puede incurrir en impago y tendrá que defenderse. Por tanto, la existencia del albarán facilitará los intercambios y respaldará las reclamaciones tanto del vendedor como del comprador. Si la entrega está incompleta y difiere de la orden de pedido, no hay razón para pagar todos los artículos al facturar.
Tenga en cuenta que un albarán de entrega que no esté firmado o sólo rubricado por el comprador no tiene ningún valor. No puede utilizarse como justificante.
Situaciones en las que no es necesaria una hoja de pedido
Es importante tener en cuenta que, en determinadas situaciones, no es necesario emitir una orden de pedido. Por ejemplo, para las compras periódicas y repetitivas, como el material de oficina, puede resultar más práctico utilizar un sistema de pedido continuo en lugar de generar una orden de compra cada vez. Del mismo modo, para los gastos internos, como los reembolsos de viajes de empleados, no suele ser necesaria una orden de compra. Sin embargo, incluso en estos casos, es esencial mantener un registro en papel de la transacción para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas.
Siempre es aconsejable consultar las políticas y procedimientos internos de su empresa para determinar cuándo se requiere una orden de compra.
Diferencias entre órdenes de compra y albaranes
A diferencia de un pedido de compra, que crea el comprador, una nota de entrega la crea el proveedor.
El pedido de compra permite aclarar las exigencias del comprador y demostrar la existencia de un pedido a iniciativa de una transacción comercial. El albarán existe para demostrar que la entrega ha tenido lugar y que los productos se ajustan al pedido del proveedor. El albarán acompaña a la entrega de la mercancía, por lo que es posterior a la validación del pedido. Además, el albarán no puede utilizarse para obtener el pago. Sólo la factura puede utilizarse como medio de pago.
El uso de este tipo de documento oficial sirve para asegurar las relaciones profesionales y comerciales. Mediante la emisión de órdenes de compra, albaranes y facturas, una empresa puede optimizar su organización de pedidos a proveedores y evitar mezclar las distintas informaciones. Esto simplifica la gestión de las compras, especialmente si la empresa utiliza un software de gestión de compras. La digitalización de este proceso facilita la trazabilidad de los pedidos y permite recuperar directamente toda la información que la empresa necesita. De este modo, se reducen ciertas tareas que consumen mucho tiempo en beneficio de otras cuestiones más estratégicas en la gestión de la empresa, como la dirección y la estrategia.
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