Achats Sauvages & Classe C : Stratégies d’Optimisation et Contrôle des Dépenses

Dans le monde complexe et dynamique des affaires, les entreprises sont constamment à la recherche de leviers pour optimiser leurs opérations et maximiser leur rentabilité. Pourtant, une catégorie de dépenses souvent sous-estimée peut miner ces efforts : les achats sauvages et de Classe C. Ces dépenses, bien que d’apparence anodines ou de faible valeur unitaire, représentent un véritable fléau pour la maîtrise des coûts et l’efficacité opérationnelle.

Vous est-il déjà arrivé de faire face à des achats non planifiés, réalisés en dehors des procédures établies, ou de constater une prolifération de petits fournisseurs pour des besoins génériques ? Si ces situations vous sont familières, alors vous êtes au cœur de la problématique des achats sauvages et des achats de Classe C. Loin d’être de simples inconvénients, ces pratiques génèrent des coûts cachés considérables, altèrent la visibilité sur les dépenses et peuvent même fragiliser les relations avec les fournisseurs stratégiques.

Cet article expert de Weproc a pour intention de démystifier ces catégories d’achats, d’en comprendre les causes profondes et les impacts dévastateurs sur la trésorerie et la productivité des entreprises. Plus important encore, nous dévoilerons des stratégies éprouvées et des solutions concrètes pour non seulement maîtriser ces dépenses non planifiées, mais aussi les transformer en une opportunité d’optimisation et d’amélioration de l’efficacité globale. De la rationalisation de votre portefeuille fournisseurs à l’implémentation de solutions Procure-to-Pay (P2P), préparez-vous à reprendre le contrôle de vos dépenses génériques et à libérer un potentiel d’économies insoupçonné.

Comprendre les Achats Sauvages et de Classe C

Avant d’aborder les stratégies d’optimisation, il est fondamental de bien cerner ce que recouvrent les termes “achats sauvages” et “achats de Classe C”. Bien que souvent utilisés de manière interchangeable, ils désignent des réalités complémentaires qui, ensemble, constituent un défi majeur pour la fonction Achats.

Définition des Achats Sauvages

Les achats sauvages, parfois appelés “achats tail-end” ou “achats non conformes”, désignent l’ensemble des produits et services acquis par une entreprise en dehors des canaux d’approvisionnement et des politiques d’achat établies. Ce sont des dépenses spontanées, souvent réalisées dans l’urgence, sans passer par le service des achats ni par les fournisseurs référencés.

Leurs caractéristiques principales incluent :

• La ponctualité et l’irrégularité : Ils surviennent de manière imprévue pour répondre à un besoin immédiat et non planifié.
• Le non-respect de la politique d’achat : Ils contournent les procédures internes, les contrats négociés et les listes de fournisseurs approuvés.
• L’urgence : La nature impérative du besoin pousse souvent les collaborateurs à agir rapidement, sans toujours évaluer les implications à long terme.
• La difficulté d’identification : Dispersés au sein de l’organisation, ces achats sont complexes à tracer et à analyser pour les services Achats, ce qui rend leur optimisation ardue. Plus de la moitié des professionnels des achats indirects les citent comme une problématique majeure.

Imaginez un service marketing qui achète des fournitures de dernière minute sur un site e-commerce grand public, ou un service technique qui commande une pièce spécifique auprès d’un nouveau fournisseur sans validation. Ces scénarios illustrent parfaitement les achats sauvages, des pratiques qui, additionnées, peuvent éroder la maîtrise budgétaire de l’entreprise.

Achats de Classe C : Le Principe de Pareto

Pour mieux comprendre la dynamique des achats sauvages, il est essentiel d’introduire le concept des achats de Classe C, qui découle directement du célèbre principe de Pareto, ou règle des 80/20. Appliqué aux achats, ce principe stipule qu’environ 20 % des fournisseurs ou 20 % des dépenses représentent 80 % de la valeur totale des achats d’une entreprise. Les 80 % restants des fournisseurs ou 80 % des dépenses ne représentent alors que 20 % de la valeur.

C’est dans cette “longue traîne” que l’on retrouve les achats de Classe C. Ils se caractérisent par :

• Un faible montant unitaire : Le coût de chaque article ou service est généralement bas.
• Un volume élevé d’articles ou de transactions : Bien que peu coûteux individuellement, ces achats sont nombreux et diversifiés.
• Un caractère non stratégique : Ils ne concernent pas le cœur de métier de l’entreprise et n’ont pas un impact direct majeur sur sa compétitivité ou son chiffre d’affaires.
• La généricité : Ils regroupent une vaste gamme de fournitures de bureau, de consommables, de petit outillage, de services informatiques mineurs, ou de frais généraux divers, utilisés par de nombreux départements.

La corrélation entre les achats de Classe C et les achats sauvages est forte et quasi systématique. En effet, la nature même des achats de Classe C – leur faible valeur unitaire, leur grande diversité, leur caractère non stratégique et leur dispersion au sein des départements – les rend particulièrement vulnérables aux pratiques d’achats sauvages. Les collaborateurs ont tendance à percevoir ces petites dépenses comme négligeables et moins soumises aux règles, ce qui les conduit à contourner les processus établis, surtout en situation d’urgence.

Ainsi, les achats de Classe C deviennent souvent les vecteurs privilégiés des achats sauvages. Leur optimisation ne doit donc pas être négligée, car c’est en contrôlant cette “masse” de petites dépenses que l’on peut réaliser des économies substantielles et améliorer la productivité générale de l’entreprise, en s’attaquant aux coûts cachés qu’ils génèrent.

Pourquoi ces Achats Posent Problème aux Entreprises

Si la définition des achats sauvages et de Classe C est claire, l’ampleur de leur impact sur la santé financière et opérationnelle des entreprises est souvent sous-estimée. Ces pratiques, apparemment anodines, cachent en réalité des défis majeurs qui peuvent ralentir la croissance, éroder les marges et nuire à l’efficacité globale.

Les Causes Profondes de Non-Maîtrise

Comprendre les raisons pour lesquelles les achats sauvages persistent est la première étape pour les maîtriser. Plusieurs facteurs internes et externes contribuent à cette situation :

• Manque de clarté et de communication des politiques d’achat internes : Il n’est pas rare que les employés ne soient pas pleinement informés des politiques et procédures d’achat de l’entreprise. Sans des lignes directrices claires, accessibles et régulièrement communiquées, ils peuvent involontairement prendre des décisions d’achat sans consulter le service dédié, pensant bien faire ou par simple méconnaissance des règles. Une politique mal définie ou trop complexe est une invitation aux contournements.
• Absence de fournisseurs approuvés ou adaptés : Dans certains cas, l’entreprise peut ne pas disposer de fournisseurs référencés capables de répondre à des besoins très spécifiques ou ponctuels d’un employé. Face à un besoin urgent et non couvert par le panel existant, l’employé se tourne vers une solution externe, initiant ainsi un achat sauvage. Cette lacune dans l’offre des fournisseurs approuvés est un moteur puissant de non-conformité.
• Délais d’approbation officiels trop longs et processus d’achat lourds : Le processus d’achat officiel de l’entreprise, bien que nécessaire pour la conformité et le contrôle, peut parfois être perçu comme trop lent et bureaucratique pour répondre aux besoins urgents. Lorsqu’un collaborateur a besoin d’un article ou d’un service rapidement pour ne pas interrompre son travail, la tentation de court-circuiter le processus pour l’obtenir plus vite est grande. Cette lenteur est souvent une des principales causes de l’achat sauvage par “nécessité”.

Ces facteurs se combinent souvent pour créer un environnement propice aux achats hors contrôle, où la bonne intention des employés pour accomplir leurs tâches se heurte aux contraintes d’un système d’achat perçu comme rigide ou inadapté.

Impacts Financiers et Opérationnels

Les conséquences des achats sauvages et de Classe C vont bien au-delà de la simple non-conformité. Elles se répercutent sur plusieurs niveaux de l’entreprise, générant des coûts cachés significatifs et des inefficacités opérationnelles :

• Achats “hors de contrôle” : Ces dépenses sont souvent réalisées auprès de fournisseurs non-référencés, via des canaux non-approuvés et à des prix qui n’ont pas été négociés. L’entreprise perd toute visibilité et tout pouvoir de négociation, ce qui peut entraîner des surcoûts importants et une qualité de service inégale.
• Coûts administratifs élevés : C’est l’un des impacts les plus sous-estimés. Les achats sauvages et de Classe C représentent à eux seuls une part considérable des coûts administratifs indirects. En effet, chaque petit achat, réalisé auprès d’un nouveau fournisseur non référencé, implique une multitude de tâches : création du fournisseur dans le système, gestion de commandes individuelles, traitement de factures éparses, gestion des livraisons, suivi des paiements. Cette fragmentation génère un travail colossal pour les services administratifs et financiers, augmentant les coûts administratifs jusqu’à 80% des coûts indirects totaux selon certaines études. C’est une charge de travail disproportionnée par rapport à la valeur unitaire des articles achetés.
• Perte d’économies d’échelle et de pouvoir de négociation : En dispersant les achats sur de multiples fournisseurs et sans consolidation, l’entreprise renonce à la possibilité de négocier des remises sur volume. Chaque achat est traité comme une transaction isolée, sans bénéficier de l’effet de levier qu’une approche centralisée pourrait offrir.
• Rupture de la confiance et dégradation des relations fournisseurs : Les fournisseurs référencés, avec lesquels des contrats et des conditions avantageuses ont été négociés, peuvent se sentir désengagés si une partie significative des achats leur échappe. Cela peut nuire à la relation de partenariat, affecter la qualité des produits ou services fournis à terme, et rendre plus difficile la négociation de futures ententes.
• Risques de non-conformité et problèmes d’audit : Les achats non contrôlés peuvent exposer l’entreprise à des risques de non-conformité réglementaire, de fraude, ou de problèmes lors des audits internes et externes, notamment en l’absence de traçabilité claire des dépenses.

En somme, ces achats “hors piste” peuvent sembler anodins pris individuellement, mais leur cumul crée une véritable hémorragie financière et une complexité opérationnelle qui pèsent lourdement sur la performance globale de l’entreprise.

Stratégies Clés pour Optimiser les Dépenses

Face aux défis posés par les achats sauvages et de Classe C, des stratégies proactives et bien structurées sont indispensables. L’objectif n’est pas seulement de réduire les dépenses directes, mais surtout de minimiser les coûts administratifs cachés et de restaurer la maîtrise sur l’ensemble du cycle d’achat.

Rationaliser le Portefeuille Fournisseurs

La première étape vers une gestion maîtrisée des achats de Classe C consiste à opérer une rationalisation drastique de votre base fournisseurs. Le grand nombre de fournisseurs pour des articles similaires ou génériques est une source majeure de complexité administrative et de perte d’économies.

Voici comment procéder :

1. Dresser un inventaire précis : Collectez des informations détaillées auprès de tous les services de votre entreprise pour obtenir une liste exhaustive des fournisseurs avec lesquels vous travaillez, même pour les plus petites dépenses. C’est souvent un exercice révélateur de l’ampleur du problème.
2. Identifier les redondances : Analysez votre liste pour repérer les fournisseurs proposant des produits ou services similaires. Un fournisseur non récurrent avec une gamme limitée et des conditions commerciales peu attractives est un candidat idéal pour être consolidé ou remplacé.
3. Réduire le nombre de fournisseurs actifs : L’objectif est de réduire de manière significative le nombre de vos fournisseurs actifs. Cette concentration des commandes sur un nombre restreint de partenaires permet non seulement de simplifier la gestion administrative, mais aussi d’augmenter votre pouvoir de négociation.
4. Augmenter la visibilité sur les dépenses : Moins de fournisseurs signifie des flux d’informations plus clairs et plus concentrés, ce qui facilite le suivi des dépenses et l’identification des opportunités d’économies.
5. Négocier de meilleurs tarifs via les volumes : En consolidant vos achats chez un nombre réduit de fournisseurs, vous augmentez les volumes de commande auprès de chacun d’eux, ce qui vous donne un levier puissant pour négocier des tarifs plus avantageux, des remises supplémentaires et de meilleures conditions de service.

La rationalisation n’est pas qu’une simple réduction ; c’est une stratégie visant à optimiser la valeur fournie par chaque partenaire et à simplifier vos opérations. Voici un exemple illustratif des bénéfices de la rationalisation :

Aspect	Avant Rationalisation	Après Rationalisation
Nombre de Fournisseurs (Classe C)	~200	~10-20
Coûts Administratifs (gestion fournisseurs)	Élevés, fragmentés	Significativement réduits
Pouvoir de Négociation	Faible	Élevé, remises sur volume
Visibilité des Dépenses	Faible, dispersée	Élevée, centralisée
Conformité aux Politiques d’Achat	Difficile à appliquer	Améliorée, facilitée

Consolider avec un Fournisseur “Longue Traîne”

Une fois le portefeuille fournisseurs rationalisé, la prochaine étape consiste à désigner un ou quelques fournisseurs “longue traîne” qui seront chargés de couvrir une large part des besoins de Classe C. L’objectif est de centraliser au maximum ces achats dispersés auprès d’un partenaire stratégique.

Les critères à prendre en compte pour choisir ce partenaire clé sont cruciaux :

1. Vaste gamme de produits et services : Le fournisseur doit être capable de proposer un catalogue extrêmement large, couvrant la majorité de vos besoins en articles de Classe C (fournitures de bureau, consommables IT, petit matériel d’entretien, etc.). C’est le “one-stop shop” qui simplifie drastiquement le processus pour vos collaborateurs.
2. Couverture géographique étendue : Si votre entreprise opère sur plusieurs sites ou dans différentes régions, le fournisseur doit pouvoir assurer la livraison et le service sur l’ensemble de votre territoire. Cela permet une centralisation des commandes à l’échelle de l’entreprise.
3. Qualité de la relation et collaboration : Étant donné la complexité de la gestion des données sur les achats de Classe C, un fournisseur qui fournit des informations détaillées et bien organisées sur vos consommations est un atout inestimable. Un véritable partenaire est celui qui collabore activement pour vous aider à optimiser vos processus.
4. Négociation d’exclusivité à long terme : En échange de volumes de commandes importants et d’une exclusivité sur une catégorie d’achats, vous pouvez négocier des conditions commerciales particulièrement avantageuses, des remises significatives et des services à valeur ajoutée (port gratuit, gestion des retours simplifiée, etc.).

Cette approche permet de transformer la “longue traîne” des achats de Classe C d’un casse-tête administratif en un processus rationalisé, efficace et économiquement avantageux.

Optimiser les Processus de Livraison

Au-delà de la sélection des fournisseurs, l’optimisation des livraisons représente un levier d’économies significatif pour les achats de Classe C. Chaque livraison a un coût et une empreinte. Maîtriser ce processus contribue directement à la réduction des coûts cachés et à l’amélioration de l’image de l’entreprise.

Les axes d’amélioration incluent :

1. Analyser la fréquence des livraisons : Passez en revue la fréquence à laquelle les livraisons sont effectuées sur vos sites (par semaine, par mois). Une consolidation des commandes peut réduire le nombre total de livraisons, générant ainsi des économies substantielles en frais de port et en temps de réception/déchargement pour vos équipes. Les données de votre prestataire de transport sont précieuses pour cette analyse.
2. Travailler à la réduction du taux d’erreur : Les erreurs de livraison (mauvais destinataire, timing incorrect, produits endommagés, quantités erronées) entraînent des coûts de reprise, des retards et de l’insatisfaction. Identifiez les problèmes récurrents et mettez en place des solutions avec vos fournisseurs et transporteurs. Cela peut passer par une meilleure communication des adresses de livraison, des créneaux horaires précis, ou des emballages plus robustes.
3. Renforcer l’image éco-responsable : L’optimisation des tournées de livraison et la réduction du nombre de transports ont un impact direct sur l’empreinte carbone de votre entreprise. En adoptant des pratiques plus respectueuses de l’environnement, vous ne faites que des économies ; vous renforcez également votre image de marque auprès de vos clients, partenaires et collaborateurs. C’est une situation “gagnant-gagnant” pour votre entreprise et la planète.

La mise en œuvre de ces stratégies nécessite un suivi rigoureux et une collaboration étroite avec vos fournisseurs. C’est un processus continu d’amélioration qui, à terme, générera des bénéfices tangibles.

Levier Technologique et Gestion du Changement

L’implémentation de stratégies d’optimisation des achats de Classe C et des achats sauvages ne peut se faire sans un soutien technologique adéquat et une gestion rigoureuse du changement. La technologie offre les outils pour centraliser et automatiser, tandis que l’accompagnement humain assure l’adoption et la pérennité des nouvelles pratiques.

Mettre en Place des Solutions Procure-To-Pay (P2P)

Les solutions Procure-to-Pay (P2P) sont devenues des outils indispensables pour les entreprises souhaitant reprendre le contrôle de leurs dépenses. Une plateforme P2P centralise l’ensemble du cycle d’achat, de la demande initiale à la facturation et au paiement.

Les avantages d’un tel système sont multiples :

• Centralisation et visibilité accrues : Tous les achats, y compris ceux de Classe C, passent par une plateforme unique. Cela offre une visibilité totale sur les dépenses, les fournisseurs et les budgets en temps réel.
• Réduction significative des coûts administratifs : L’automatisation des tâches manuelles (saisie des commandes, rapprochement des factures, approbations) réduit drastiquement le temps passé par les équipes administratives et achats, libérant ainsi des ressources pour des activités à plus forte valeur ajoutée. Les processus sont simplifiés, les erreurs minimisées.
• Amélioration de la conformité : Une solution P2P intègre nativement les politiques d’achat de l’entreprise. Les collaborateurs ne peuvent commander que chez des fournisseurs référencés, aux prix négociés, et selon les procédures d’approbation définies. Cela réduit considérablement les risques d’achats sauvages et garantit le respect des règles internes et externes.
• Processus d’approbation fluidifiés : Les demandes d’achat sont routées automatiquement vers les bonnes personnes pour approbation, accélérant le cycle et évitant les délais qui incitent aux achats sauvages.
• Analyse des dépenses et aide à la décision : La plateforme collecte des données précieuses sur les habitudes d’achat, permettant aux services achats d’identifier de nouvelles opportunités d’optimisation, de renégocier avec les fournisseurs ou d’adapter les politiques d’achat.

Un logiciel comme Weproc est un exemple pertinent de solution P2P qui apporte cette automatisation et cette rationalisation du processus d’achat. En offrant une plateforme centralisée et intuitive, Weproc permet aux employés d’effectuer leurs demandes d’achat en toute conformité, d’accéder aux catalogues de fournisseurs approuvés et de suivre leurs dépenses. Ce faisant, il réduit les risques d’achats sauvages et assure une gestion des achats plus fluide et plus transparente, transformant une contrainte en un véritable avantage stratégique.

Accompagner les Collaborateurs : La Clé du Succès

L’implémentation d’une solution P2P ou la mise en place de nouvelles stratégies d’achat ne suffisent pas à elles seules. Le succès repose avant tout sur l’adhésion et l’implication des collaborateurs. La gestion du changement est un pilier essentiel de cette transformation.

Voici les actions clés pour un accompagnement réussi :

1. Sensibiliser et éduquer les employés : Il est primordial d’expliquer l’importance de la gestion des achats et les risques associés aux achats sauvages et de Classe C. Des campagnes de communication régulières, des ateliers de formation et des guides pratiques peuvent aider à faire comprendre les enjeux (coûts cachés, efficacité, conformité) et à montrer comment les nouvelles procédures bénéficient à tous. L’objectif est de transformer la résistance au changement en une compréhension collective de l’intérêt commun.
2. Obtenir le soutien actif et l’implication de la direction : Le leadership joue un rôle crucial. Si la direction comprend l’importance de contrôler ces achats et soutient activement les efforts pour le faire, cela envoie un message fort à l’ensemble de l’organisation. L’exemplarité de la direction est un puissant catalyseur du changement.
3. Collaborer avec les fournisseurs pour faciliter la transition : Impliquez vos fournisseurs clés dans le processus. S’ils sont sensibilisés aux nouvelles procédures (notamment via une plateforme P2P), ils peuvent devenir des alliés, facilitant les transactions et aidant à promouvoir la conformité auprès de vos équipes. Un bon partenariat avec les fournisseurs, notamment ceux de la “longue traîne”, est essentiel pour une transition en douceur.
4. Simplifier les processus et les outils : Assurez-vous que les nouvelles procédures et les outils mis en place soient le plus simple et intuitifs possible. Un système complexe ou difficile d’accès incitera inévitablement les collaborateurs à revenir à leurs anciennes habitudes. L’ergonomie et la facilité d’utilisation sont des facteurs déterminants pour l’adoption.

En investissant dans la technologie et en accompagnant humainement cette transformation, les entreprises peuvent non seulement contrôler leurs achats sauvages et de Classe C, mais aussi instaurer une culture d’achat plus responsable et plus efficace.

Bénéfices d’une Gestion Maîtrisée

La mise en œuvre des stratégies d’optimisation des achats sauvages et de Classe C n’est pas qu’une simple contrainte administrative ; c’est une démarche stratégique qui débouche sur des bénéfices tangibles et durables pour l’entreprise.

• Réduction drastique des coûts cachés et réalisation d’économies substantielles : En maîtrisant les achats sauvages, en rationalisant le portefeuille fournisseurs et en consolidant les dépenses de Classe C, les entreprises peuvent réduire significativement les coûts administratifs liés à la gestion fragmentée des achats et bénéficier de meilleures conditions tarifaires. Ces économies, souvent insoupçonnées, peuvent représenter des millions d’euros pour les grandes structures.
• Amélioration de la productivité et de l’efficacité opérationnelle : La centralisation et l’automatisation via des solutions P2P libèrent les équipes Achats et administratives des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Elles peuvent ainsi se concentrer sur des initiatives plus stratégiques, comme l’innovation, la gestion de la relation fournisseur ou la négociation sur les achats stratégiques. Les collaborateurs, de leur côté, bénéficient de processus d’achat simplifiés et plus rapides.
• Renforcement de la conformité et réduction des risques : Une politique d’achat claire et des outils P2P garantissent le respect des procédures internes et des réglementations. Cela réduit les risques de fraude, d’audit et de non-conformité, offrant une plus grande sérénité à l’entreprise.
• Optimisation des relations fournisseurs : En travaillant avec un panel de fournisseurs rationalisé et en offrant des volumes consolidés, l’entreprise établit des partenariats plus solides et plus mutuellement bénéfiques, favorisant l’innovation et la qualité de service.
• Transformation d’un défi en opportunité stratégique : Ce qui était perçu comme un “problème” devient un levier de performance. En maîtrisant ces dépenses, l’entreprise gagne en agilité, en transparence et en contrôle, des atouts majeurs dans un environnement économique concurrentiel.

En somme, investir dans la gestion des achats sauvages et de Classe C, c’est investir dans la santé financière et la pérennité de l’entreprise. C’est transformer une source de fuite de valeur en un moteur de croissance et d’efficacité.

Les achats sauvages et de Classe C, souvent considérés comme secondaires en raison de leur faible valeur unitaire, représentent en réalité un enjeu majeur pour les entreprises. Leurs coûts administratifs cachés, leur impact sur la visibilité des dépenses et la perte de pouvoir de négociation en font une problématique à laquelle aucune organisation ne peut se soustraire.

Cependant, comme nous l’avons démontré, il ne s’agit pas d’un problème insurmontable. Avec une compréhension claire des enjeux, l’adoption de stratégies ciblées comme la rationalisation du portefeuille fournisseurs, la consolidation avec des partenaires “longue traîne” et l’optimisation des processus logistiques, il est tout à fait possible de reprendre le contrôle.

Le levier technologique, incarné par des solutions Procure-to-Pay robustes et intuitives comme Weproc, joue un rôle central dans cette transformation. Ces plateformes offrent l’automatisation, la centralisation et la conformité nécessaires pour passer d’une gestion réactive et fragmentée à une approche proactive et stratégique. Mais au-delà de la technologie, c’est l’humain qui reste au cœur du succès : l’accompagnement, la sensibilisation et l’implication des collaborateurs sont les garants d’une adoption réussie et durable des nouvelles pratiques.

En embrassant ces stratégies, votre entreprise ne fera pas que réduire ses dépenses ; elle gagnera en agilité, en efficacité et en transparence. Les achats sauvages et de Classe C se transformeront alors d’un poids en un puissant catalyseur d’optimisation et de performance globale. N’attendez plus pour transformer ce défi en une opportunité stratégique pour votre organisation.