Excellence Opérationnelle Achats & Finance : Le Glossaire Indispensable de la Digitalisation

La terminologie est à la fois riche, complexe et en constante évolution. Entre les acronymes anglophones qui se multiplient, les néologismes liés à la digitalisation et les concepts hérités de l’industrie, de la logistique et de la finance, il est aisé de s’y perdre. Pourtant, un langage commun et une compréhension partagée de ces termes sont plus que jamais vitaux. Ils sont le socle d’une communication fluide, d’analyses précises et, in fine, d’une excellence opérationnelle pérenne.

Ce glossaire Weproc a été conçu pour être votre boussole dans ce paysage lexical. Il rassemble les définitions claires et actuelles des notions qui rythment le quotidien des directions Achats et Finance, qu’il s’agisse des classiques comme le TCO ou les Incoterms, ou des concepts plus récents liés à l’e-Procurement ou aux Achats Responsables. Chaque terme est présenté de manière concise, mais suffisamment détaillée pour en saisir toutes les nuances. Maîtriser ce lexique, c’est armer vos équipes pour des échanges plus efficaces, des processus fiabilisés et une expertise valorisée à chaque étape du cycle d’achat et de paiement.

La digitalisation agit comme un puissant catalyseur, transformant en profondeur les processus Source-to-Pay (S2P) et Procure-to-Pay (P2P), et introduisant de nouvelles méthodes comme l’AP Automation. Une mauvaise interprétation d’un terme comme le “sourcing agile” peut mener à des appels d’offres inadaptés, tandis qu’une méconnaissance d’un sigle comme le VMI (Vendor Managed Inventory, non couvert mais un exemple représentatif) peut entraver l’optimisation des stocks. En cultivant un alignement terminologique entre acheteurs, managers de la supply chain et équipes financières, les entreprises peuvent dissiper les malentendus et accélérer leur transformation digitale.

Pourquoi un langage commun est-il vital pour l’Excellence Opérationnelle ?

L’excellence opérationnelle n’est pas qu’une question de processus optimisés ou de technologies de pointe ; elle repose avant tout sur une communication limpide. Dans des fonctions aussi interconnectées que les achats et la finance, où les décisions impactent toute la chaîne de valeur, l’ambiguïté linguistique peut être un frein majeur. Un langage commun est le ciment qui lie les équipes internes, les partenaires et les fournisseurs, garantissant que chacun parle de la même chose, avec la même compréhension.

Le vocabulaire des achats et de la finance est intrinsèquement complexe, car il agrège des concepts issus de plusieurs disciplines : l’ingénierie (analyse de la valeur, spécifications techniques), le droit (contrats, clauses de conformité), la comptabilité (amortissements, bilan), la logistique (flux, stocks), et désormais l’informatique (SaaS, API). Un acheteur parlera de RFP, un financier d’Avoir, un logisticien d’Incoterms. Sans une compréhension mutuelle de ces termes, les échanges peuvent devenir un dialogue de sourds, ralentissant la prise de décision et générant des erreurs coûteuses.

Les malentendus terminologiques ont un impact direct et souvent sous-estimé sur les processus opérationnels. Prenons l’exemple d’un Lead Time mal interprété : une équipe commerciale pourrait promettre des délais de livraison irréalistes si elle ne comprend pas toutes les étapes (approvisionnement, production, transport) que ce délai englobe. De même, une confusion autour du TCO (Total Cost of Ownership) peut pousser à choisir un fournisseur sur la base d’un prix d’achat bas, sans anticiper les coûts cachés de maintenance, de formation ou de fin de vie, conduisant à des surcoûts inattendus et à une performance suboptimale.

Le lexique est le véhicule de la pensée et de l’information. Un vocabulaire partagé agit comme un lubrifiant qui fluidifie les échanges non seulement entre les départements (achats, finance, production, commercial, juridique) mais aussi avec les partenaires externes. Lorsque tous les acteurs d’un projet, qu’il s’agisse du déploiement d’un nouveau système ERP ou de la négociation d’un Contrat-cadre avec un fournisseur stratégique, utilisent les mêmes termes avec la même signification, les réunions sont plus efficaces, les documents sont mieux compris et les décisions sont prises plus rapidement et avec plus de discernement. C’est un gain de temps considérable qui se traduit directement par une amélioration de l’efficacité opérationnelle.

Enfin, la fiabilité des analyses de coûts est directement conditionnée par la précision du langage utilisé. Des concepts comme le Should Costing, le PPV (Purchase Price Variance) ou les différentes composantes du Net Working Capital exigent une compréhension fine pour être correctement calculés, interprétés et utilisés comme leviers stratégiques. Des erreurs dans l’application de ces définitions peuvent conduire à des tableaux de bord erronés, des objectifs de performance mal définis et, en bout de chaîne, des décisions financières qui compromettent la rentabilité et la croissance de l’entreprise. Un glossaire précis et accessible est donc un outil indispensable pour garantir la justesse de ces analyses, valoriser l’expertise des équipes et piloter la performance avec assurance.

La Digitalisation : Moteur de l’Efficacité Achats & Finance

La transformation digitale n’est plus une option, mais une nécessité pour les directions Achats et Finance qui aspirent à l’excellence opérationnelle. Elle offre des opportunités sans précédent d’automatisation, d’optimisation et de visibilité. Pour naviguer avec succès dans cette transformation, il est impératif de comprendre les outils et les concepts qui la sous-tendent.

Les Plateformes et Suites Intégrées

La digitalisation a donné naissance à des écosystèmes logiciels puissants qui couvrent l’intégralité des processus métier, depuis la demande d’achat jusqu’au paiement final.

• e-Procurement (Achats Électroniques) : Il s’agit d’une plateforme qui digitalise l’ensemble du processus de demande, d’approbation et de suivi des achats, jusqu’à l’émission de la commande fournisseur. L’e-Procurement permet de centraliser les achats, de faire respecter les politiques d’achat, de réduire les erreurs manuelles et d’accélérer les cycles d’approbation. Il transforme des processus jadis longs et fastidieux en une séquence fluide et transparente, améliorant ainsi la conformité et le contrôle des dépenses.
• Source-to-Pay (S2P) : Le S2P représente une suite intégrée et complète qui couvre toutes les étapes du cycle d’achat, du sourcing stratégique (identification et sélection des fournisseurs) à la gestion des contrats, de la passation de commandes à la réception des biens et services, et enfin au traitement et au paiement des factures. L’objectif est d’offrir une traçabilité complète et une visibilité de bout en bout, de la source d’approvisionnement jusqu’au paiement, en optimisant chaque maillon de la chaîne pour maximiser la valeur et minimiser les risques.
• Procure-to-Pay (P2P) : Le P2P est la chaîne opérationnelle spécifiquement axée sur le processus « commande → facture → règlement ». Il constitue une partie essentielle de la suite S2P et vise à automatiser et à optimiser le flux des transactions quotidiennes. En digitalisant la création de bons de commande, la réception, le rapprochement des factures et les paiements, le P2P réduit drastiquement les délais de traitement, améliore l’exactitude des données et permet des économies substantielles en éliminant les tâches manuelles et répétitives.
• ERP (Enterprise Resource Planning) : Un ERP est un progiciel centralisé qui intègre et centralise les processus clés de l’entreprise au sein d’une base de données unique. Il couvre des fonctions essentielles telles que la finance, la production, la gestion des stocks, les ressources humaines, les ventes et, bien sûr, les achats. L’ERP sert de colonne vertébrale à l’organisation, garantissant la cohérence des données, la visibilité inter-fonctionnelle et une meilleure prise de décision. Il est le point névralgique où se croisent souvent les informations des plateformes S2P et P2P.

Outils Spécialisés et Technologies Clés

Au-delà des plateformes intégrées, des outils spécialisés et des technologies innovantes viennent enrichir l’écosystème digital des Achats et de la Finance.

• SRM (Supplier Relationship Management) : Le SRM est un outil ou une suite logicielle dédiée à la qualification, l’évaluation, le développement et la collaboration avec les fournisseurs stratégiques. Il permet de construire des relations plus solides et mutuellement bénéfiques, de suivre la performance des fournisseurs, de gérer les risques et de favoriser l’innovation conjointe. Un SRM efficace assure que les fournisseurs essentiels contribuent pleinement à la stratégie de l’entreprise.
• AP Automation (Automatisation du Traitement des Factures Fournisseur) : L’AP Automation désigne l’automatisation des processus liés au traitement des factures fournisseurs, de la réception à la mise en paiement. Cela inclut la numérisation des factures papier, l’extraction automatique des données (via OCR), le rapprochement avec les bons de commande et de réception (Three-Way Match), et l’approbation automatisée. Cette technologie réduit considérablement les coûts de traitement, les délais de paiement et le risque d’erreurs ou de fraudes.
• OCR (Optical Character Recognition – Reconnaissance Optique de Caractères) : L’OCR est une technologie qui permet d’extraire automatiquement des données textuelles à partir d’images ou de documents scannés (factures, bons de livraison, contrats). C’est une composante essentielle de l’AP Automation, car elle transforme des documents non structurés en données exploitables, alimentant ainsi les systèmes d’information et évitant la saisie manuelle, source d’erreurs et de lenteurs.
• API (Application Programming Interface – Interface de Programmation d’Applications) : Une API est un ensemble de définitions et de protocoles permettant à différentes applications logicielles de communiquer entre elles. Dans le contexte des achats et de la finance, les API sont cruciales pour assurer l’échange de données entre des systèmes hétérogènes (par exemple, un système e-Procurement et un ERP, ou un SRM et un système comptable). Elles garantissent une intégration transparente et en temps réel, évitant la duplication des données et les silos d’information.

Optimiser le Cycle d’Achats : Stratégie et Performance

L’optimisation du cycle d’achats est un levier majeur de performance pour toute entreprise. Elle englobe des stratégies de sourcing innovantes, une gestion rigoureuse des coûts et une contractualisation maîtrisée. Une terminologie claire est la clé pour aligner les équipes sur ces objectifs stratégiques.

Sourcing Stratégique et Appel d’Offres

Le sourcing stratégique est le processus par lequel une entreprise identifie, évalue et sélectionne les meilleurs fournisseurs pour répondre à ses besoins. Les appels d’offres sont des outils fondamentaux de ce processus.

• RFI (Request for Information – Demande d’Information) : Il s’agit d’une consultation préliminaire lancée par l’acheteur pour recueillir des informations générales sur un marché, les capacités des fournisseurs, leurs offres de produits/services, et leurs prix indicatifs. La RFI aide à comprendre le paysage fournisseur avant de formaliser un besoin précis.
• RFP (Request for Proposal – Demande de Proposition) : Une fois le marché mieux cerné, l’acheteur lance une RFP pour demander aux fournisseurs de soumettre une proposition technique et commerciale détaillée en réponse à un besoin spécifique. Le fournisseur doit démontrer sa capacité à résoudre un problème ou à fournir une solution.
• RFQ (Request for Quotation – Demande de Devis) : La RFQ est utilisée lorsque le produit ou service est déjà clairement défini et standardisé. L’objectif est d’obtenir des prix précis et des conditions commerciales pour des quantités et des spécifications bien établies.

Type de Demande	Objectif	Niveau de Détail
RFI (Request for Information)	Exploration du marché, collecte d’informations générales.	Faible, informations indicatives.
RFP (Request for Proposal)	Obtention de propositions techniques et commerciales détaillées pour un besoin défini.	Moyen à Élevé, solutions spécifiques.
RFQ (Request for Quotation)	Demande de prix précis pour un produit ou service standardisé et spécifié.	Élevé, prix fermes et conditions précises.

• e-Auction (Enchère Inversée) : Une e-Auction est une session de négociation en ligne où plusieurs fournisseurs concurrents soumettent des offres de prix en temps réel pour un produit ou service clairement défini. Le principe est inversé par rapport à une enchère classique : les prix baissent au fur et à mesure que les fournisseurs rivalisent pour remporter le contrat. C’est un outil puissant pour obtenir les meilleurs prix et augmenter la transparence des négociations.
• Cahier des charges : Document essentiel qui décrit de manière exhaustive les exigences fonctionnelles, techniques, de performance et de qualité attendues pour un produit, un service ou un projet. Il sert de référence tout au long du cycle de vie de l’achat et de la relation avec le fournisseur, et constitue la base sur laquelle les offres des fournisseurs sont évaluées. Un cahier des charges précis réduit les risques d’incompréhension et de litige.
• Grille de notation des offres : Il s’agit d’une matrice pondérant les différents critères d’évaluation des propositions fournisseurs (prix, qualité technique, délais, service après-vente, RSE, etc.). Elle permet d’objectiver la sélection, de garantir l’équité entre les candidats et de s’assurer que la décision finale est conforme à la stratégie d’achat et aux besoins de l’entreprise.

Maîtrise des Coûts et Performance Fournisseur

La performance achats ne se résume pas au prix d’achat, mais englobe une vision plus large des coûts et de la valeur apportée par les fournisseurs.

• TCO (Total Cost of Ownership – Coût Total de Possession) : Le TCO est une méthode d’analyse qui évalue le coût complet d’un bien ou d’un service sur l’ensemble de son cycle de vie. Au-delà du prix d’achat initial, le TCO intègre les coûts d’acquisition, d’utilisation, de maintenance, de formation, de support, de gestion des déchets et de fin de vie. C’est un indicateur stratégique pour prendre des décisions d’achat éclairées et éviter les pièges des solutions en apparence moins chères.
• Should Costing : Le Should Costing est une démarche d’analyse approfondie qui vise à déterminer le coût théorique qu’un produit ou service devrait avoir, en se basant sur une connaissance détaillée des composants, des matières premières, des processus de fabrication, des frais généraux et des marges attendues du fournisseur. Cet outil donne un avantage considérable aux acheteurs lors des négociations tarifaires, leur permettant de contester les prix et d’obtenir des conditions plus favorables.
• OTIF (On Time In Full – À l’heure et Complet) : L’OTIF est un indicateur clé de performance logistique qui mesure la capacité d’un fournisseur à livrer les marchandises à la date et à l’heure prévues (On Time), et dans les quantités exactes et la qualité spécifiée (In Full). Un OTIF élevé est crucial pour la continuité de la production, la gestion des stocks et la satisfaction client, évitant les ruptures et les surcoûts liés aux retards ou aux livraisons incomplètes.
• VAVE (Value Analysis / Value Engineering – Analyse de la Valeur / Ingénierie de la Valeur) : Le VAVE est une approche collaborative avec les fournisseurs visant à optimiser conjointement le coût d’un produit ou service sans en compromettre la fonction, la qualité ou la performance. L’Analyse de la Valeur porte sur des produits existants, tandis que l’Ingénierie de la Valeur s’applique dès la phase de conception. L’objectif est d’identifier les coûts inutiles et de proposer des améliorations techniques ou processuelles.

Gestion Contractuelle et Engagements

Les contrats sont le cadre légal des relations fournisseurs. Leur bonne gestion est essentielle pour sécuriser les approvisionnements et garantir le respect des engagements mutuels.

• Contrat-cadre : Un contrat-cadre est un accord général définissant les conditions commerciales, juridiques et techniques applicables à l’ensemble des commandes futures passées avec un fournisseur sur une période donnée. Il ne comporte pas d’engagement ferme sur les quantités, mais fixe les prix, les modalités de livraison, de paiement, de garantie, etc. Il simplifie et sécurise les commandes récurrentes en évitant de renégocier à chaque transaction.
• SLA (Service Level Agreement – Accord de Niveau de Service) : Le SLA est une clause ou un document contractuel qui définit les niveaux de service mesurables qu’un fournisseur s’engage à fournir. Il spécifie des indicateurs clés (temps de réponse, disponibilité, qualité), les méthodes de mesure et les pénalités applicables en cas de non-respect. Les SLA sont particulièrement importants pour les services informatiques, la logistique ou le support client.
• Pénalités contractuelles : Les pénalités contractuelles sont des sanctions financières prévues dans le contrat et appliquées au fournisseur en cas de non-respect de ses engagements (retard de livraison, non-conformité, défaut de qualité, non-atteinte d’un niveau de SLA). Elles visent à compenser le préjudice subi par l’acheteur et à inciter le fournisseur à respecter ses obligations.
• Notification d’attribution : La notification d’attribution est la communication officielle envoyée par l’acheteur au fournisseur désigné comme l’attributaire d’un marché ou d’un appel d’offres. C’est un acte juridique qui formalise la décision et qui précède généralement la signature du contrat. Elle doit respecter certaines formes et délais, notamment dans les marchés publics.

Supply Chain et Logistique : Flux et Synchronisation

La supply chain et la logistique sont les rouages qui assurent la circulation fluide des biens et services, depuis les fournisseurs jusqu’au client final. Une gestion optimale de ces flux est essentielle pour la compétitivité et la satisfaction client.

Planification des Approvisionnements

La planification est la pierre angulaire d’une supply chain performante, permettant d’anticiper les besoins et d’optimiser les ressources.

• Lead Time (Délai d’Approvisionnement) : Le Lead Time représente le délai complet qui s’écoule entre l’émission d’une commande (ou le déclenchement d’un besoin) et la disponibilité physique de la marchandise ou du service commandé. Il inclut le temps de production, de préparation, de transport et parfois de dédouanement. La réduction et la prévisibilité du Lead Time sont cruciales pour la gestion des stocks et la réactivité.

• MRP (Material Requirements Planning – Planification des Besoins en Matières) et DRP (Distribution Requirements Planning – Planification des Besoins de Distribution) :
  • MRP : Méthode de planification qui calcule les quantités de composants et de matières premières nécessaires à la production, à partir du Plan Directeur de Production (PDP) et de la nomenclature des produits finis. Le MRP garantit que les bons matériaux sont disponibles au bon moment pour éviter les ruptures de production.
  • DRP : Méthode qui planifie les réapprovisionnements des stocks entre les différents sites de distribution (entrepôts régionaux, points de vente), en tenant compte de la demande prévisionnelle de chaque site et des contraintes de transport. Le DRP optimise les flux de distribution pour assurer la disponibilité des produits là où ils sont nécessaires.
• JIT (Juste-à-temps) et Kanban :
  • JIT : Stratégie de production et d’approvisionnement visant à réduire les stocks au minimum en ne produisant et ne livrant les biens que lorsqu’ils sont nécessaires, en flux tiré par la demande réelle. L’objectif est d’éliminer les gaspillages liés au surstockage, à la surproduction et aux délais.
  • Kanban : Système visuel de gestion des flux de production et d’approvisionnement, souvent utilisé dans le cadre du JIT. Il repose sur l’utilisation de “cartes” (physiques ou numériques) qui signalent le besoin de réapprovisionner une quantité spécifique de matériel ou de lancer une nouvelle production, assurant ainsi un flux continu et régulier.
• Bullwhip Effect (Effet coup de fouet) : Le Bullwhip Effect décrit l’amplification des variations de la demande à mesure que l’on remonte la chaîne logistique, du client final aux fournisseurs de matières premières. Une petite fluctuation de la demande consommateur peut entraîner des commandes disproportionnées aux niveaux supérieurs, provoquant des surstocks, des ruptures, des surcapacités et des coûts additionnels. Des informations partagées et des prévisions collaboratives sont des leviers pour l’atténuer.

Optimisation Logistique Opérationnelle

Une exécution logistique efficiente est essentielle pour maîtriser les coûts et garantir la satisfaction client.

• Incoterms (International Commercial Terms) : Règles internationales établies par la Chambre de Commerce Internationale (ICC) qui définissent les responsabilités du vendeur et de l’acheteur en matière de livraison des marchandises, de transfert des risques, de partage des coûts (transport, assurance, douanes) et de formalités. Les Incoterms® (comme EXW, FOB, CIF, DDP) sont cruciaux pour le commerce international, évitant les malentendus coûteux et les litiges.
• Cross-Docking : Processus logistique visant à minimiser le stockage des marchandises en entrepôt. Les produits sont directement transférés des quais de réception aux quais d’expédition, sans passer par une phase de stockage intermédiaire. Le Cross-Docking réduit les coûts d’entreposage, les délais de livraison et la manipulation des produits, idéal pour les produits à forte rotation ou les flux tendus.
• WMS (Warehouse Management System) et TMS (Transport Management System) :
  • WMS : Logiciel de gestion d’entrepôt qui pilote et optimise toutes les opérations intérieures : réception, stockage (slotting), préparation de commandes (picking), expédition, gestion des inventaires. Le WMS améliore l’efficacité, la traçabilité et la précision des stocks.
  • TMS : Outil de gestion des transports qui planifie, exécute et optimise les opérations de transport. Il aide à choisir les itinéraires, les transporteurs, à consolider les chargements (groupage), à suivre les livraisons (track & trace) et à gérer les coûts de fret. Le TMS vise à réduire les coûts de transport tout en améliorant la qualité de service.
• Last Mile Delivery (Livraison du Dernier Kilomètre) : Ce terme désigne le segment final et souvent le plus coûteux de la livraison, depuis le dernier point de distribution (entrepôt, hub) jusqu’au client final. La Last Mile Delivery est complexe en raison des contraintes urbaines, des attentes clients (rapidité, flexibilité) et de la fragmentation des commandes, nécessitant des stratégies innovantes pour en maîtriser les coûts et l’impact environnemental.

Finance et Facturation : Sécurité et Efficacité des Paiements

La digitalisation des processus financiers et de facturation est un levier puissant pour améliorer la sécurité, l’efficacité et la trésorerie des entreprises. Comprendre les termes clés est essentiel pour naviguer dans cet environnement en mutation.

Processus P2P Financier et Contrôle

Le volet financier du processus Procure-to-Pay est crucial pour la conformité, le contrôle des dépenses et la gestion des flux de trésorerie.

• Bon de commande (PO – Purchase Order) et Bon de livraison (BL) :
  • Bon de commande (PO) : Document émis par l’acheteur au fournisseur, détaillant les articles, quantités, prix unitaires, conditions de livraison et de paiement. C’est un document contractuel qui formalise l’engagement d’achat et sert de base pour le rapprochement des factures.
  • Bon de livraison (BL) : Document qui accompagne la marchandise livrée, listant les articles effectivement expédiés. Signé à la réception par l’acheteur, il atteste de la conformité de la livraison et est une pièce maîtresse pour le rapprochement avec la commande et la facture.
• Three-Way Match (Rapprochement à Trois Voies) : Le Three-Way Match est un processus de contrôle interne qui consiste à comparer et valider trois documents clés avant d’autoriser le paiement d’une facture fournisseur : le Bon de commande (PO), le Bon de réception (ou Bon de livraison validé), et la Facture fournisseur. Ce rapprochement assure que seules les marchandises commandées et reçues sont facturées et payées, prévenant ainsi les erreurs, les paiements en double ou la fraude. C’est un pilier de l’AP Automation.

• Facture électronique : Il s’agit d’une facture émise, transmise et reçue sous forme électronique, dans un format structuré (ex: XML) permettant un traitement automatique. Contrairement à une facture numérisée (simple image PDF), la facture électronique offre des gains considérables en termes de rapidité de traitement, de réduction des erreurs, de coûts d’impression et d’archivage, et de conformité réglementaire (notamment avec la généralisation de la facturation électronique).
• Avoir et Retenue de garantie :
  • Avoir : Une facture négative émise par un fournisseur pour corriger une erreur sur une facture initiale, annuler une vente, ou enregistrer un retour de marchandise. L’avoir réduit le montant dû par le client ou donne droit à un remboursement.
  • Retenue de garantie : Un pourcentage (souvent 5% ou 10%) du montant total d’un contrat que l’acheteur retient sur le paiement final au fournisseur. Cette somme est conservée pendant une période déterminée après la réception ou l’achèvement du service, en guise de garantie pour couvrir d’éventuels défauts, malfaçons ou non-conformités, et est libérée après la levée des réserves ou l’expiration de la période de garantie.

Optimisation des Flux de Trésorerie

La gestion proactive des flux de trésorerie est un enjeu majeur pour la santé financière de l’entreprise. Des stratégies de paiement intelligentes peuvent générer de la valeur.

• Early Payment Discount (Escompte pour Paiement Anticipé) et Dynamic Discounting (Escompte Dynamique) :
  • Early Payment Discount : Une remise accordée par le fournisseur en échange d’un règlement anticipé de sa facture par l’acheteur. C’est une stratégie gagnant-gagnant : le fournisseur améliore sa trésorerie, et l’acheteur réduit le coût d’achat.
  • Dynamic Discounting : Une forme plus flexible d’escompte pour paiement anticipé, rendue possible par les plateformes de digitalisation. L’escompte est calculé de manière variable en fonction de la date effective de paiement, permettant à l’acheteur de décider quand payer et d’optimiser son gain en fonction de ses propres objectifs de trésorerie.
• P-Card (Purchase Card – Carte d’Achat) : Une carte d’entreprise destinée à gérer les petites dépenses récurrentes ou les achats de faible montant (MRO, frais de déplacement). La P-Card simplifie le processus d’achat pour ces transactions, réduit la paperasserie administrative, et permet de centraliser les dépenses, offrant ainsi un meilleur contrôle et une traçabilité accrue par rapport aux notes de frais classiques.
• DPO (Days Payables Outstanding – Nombre de Jours Fournisseurs) et DSO (Days Sales Outstanding – Nombre de Jours Clients) :
  • DPO : Indicateur financier qui mesure le délai moyen en jours que l’entreprise prend pour payer ses fournisseurs. Un DPO élevé peut signifier que l’entreprise utilise la trésorerie de ses fournisseurs, mais un DPO trop long peut nuire aux relations commerciales.
  • DSO : Indicateur qui mesure le délai moyen en jours que l’entreprise met pour encaisser les paiements de ses clients. Un DSO faible est généralement souhaitable car il indique une bonne gestion du recouvrement et une trésorerie saine.

  Ces deux indicateurs sont essentiels pour l’optimisation du Net Working Capital.

• Net Working Capital (NWC – Fonds de Roulement Net) : Le NWC représente la différence entre les actifs circulants (stocks, créances clients, trésorerie) et les passifs circulants (dettes fournisseurs, dettes fiscales et sociales). C’est un indicateur clé de la liquidité et de la capacité d’une entreprise à financer ses opérations courantes. Une gestion efficace du NWC, via l’optimisation des DPO et DSO, est fondamentale pour la pérennité financière.

Achats Responsables, Conformité et Gestion des Risques

Dans un contexte de défis environnementaux, sociaux et éthiques croissants, les achats ne peuvent plus se limiter à la seule dimension économique. L’intégration des critères RSE, la conformité légale et la gestion proactive des risques sont devenues des impératifs stratégiques pour les directions Achats et Finance.

Ancrage RSE et Durabilité

Les entreprises sont de plus en plus évaluées sur leur impact global, au-delà de leur seule performance financière. Les achats ont un rôle majeur à jouer dans cette transformation.

• Achats responsables : Les achats responsables sont une démarche qui intègre les impacts économiques, sociaux et environnementaux dans la décision d’achat, tout au long du cycle de vie des produits et services et sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. Cela va au-delà du simple respect des lois, visant à promouvoir des pratiques durables et éthiques, à réduire l’empreinte écologique et à soutenir le développement social.
• Critères ESG (Environmental, Social & Governance – Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance) : Les critères ESG sont des facteurs extra-financiers qui mesurent la performance d’une entreprise en matière de durabilité et d’éthique. Les achats responsables s’appuient sur ces critères pour évaluer les fournisseurs :
  • E (Environnemental) : Impact sur le climat (émissions de CO2), gestion des ressources (eau, énergie), prévention de la pollution, biodiversité.
  • S (Social) : Conditions de travail, droits de l’homme, santé et sécurité, diversité, contribution au développement local.
  • G (Gouvernance) : Indépendance du conseil d’administration, rémunération des dirigeants, transparence, lutte contre la corruption.
• ISO 20400 : C’est une norme internationale qui fournit un cadre et des lignes directrices pour intégrer la responsabilité sociétale dans les politiques, stratégies et processus d’achat. Elle n’est pas certifiable mais aide les organisations de toutes tailles et de tous types à mettre en œuvre une démarche d’achats responsables de manière structurée et cohérente.
• Green Procurement (Achats Verts) : Le Green Procurement est une politique d’achat qui priorise l’acquisition de produits et services ayant un impact environnemental réduit tout au long de leur cycle de vie. Cela implique de prendre en compte des facteurs tels que la consommation d’énergie, l’utilisation de matériaux recyclés, la recyclabilité, la non-toxicité, et la réduction des déchets.

Conformité Légale et Éthique

Assurer la conformité est une obligation légale et un impératif éthique pour protéger la réputation de l’entreprise et prévenir les sanctions.

• Due Diligence (Vérification Préalable) : La Due Diligence est un processus d’investigation et de vérification approfondie mené avant la signature d’un contrat important, une acquisition ou un partenariat. Dans le contexte des achats, elle consiste à évaluer la situation financière, la conformité légale, la réputation, les pratiques éthiques et les capacités d’un fournisseur pour identifier et atténuer les risques potentiels.
• Compliance (Conformité) : La Compliance désigne le respect de l’ensemble des lois, règlements, normes et codes de conduite internes ou externes applicables à l’activité de l’entreprise. Pour les achats, cela inclut les lois anticorruption (Sapin 2, FCPA), les réglementations sur les droits de l’homme (Modern Slavery Act), la protection des données (RGPD), et les règles de concurrence. Un programme de compliance robuste est essentiel pour éviter les litiges et les amendes.
• Mesures Anti-corruption et Modern Slavery Act :
  • Mesures Anti-corruption : Ensemble de dispositifs et de procédures mis en place pour prévenir, détecter et sanctionner les actes de corruption (pots-de-vin, avantages indus) au sein de l’entreprise et dans ses relations avec des tiers, notamment les fournisseurs. Ces mesures sont souvent imposées par des législations nationales et internationales.
  • Modern Slavery Act : Législation (notamment au Royaume-Uni et en Australie) qui impose aux grandes entreprises une transparence accrue sur leurs chaînes d’approvisionnement afin de lutter contre le travail forcé, l’esclavage et la traite des êtres humains. Les entreprises doivent publier une déclaration annuelle détaillant les mesures prises pour identifier et prévenir ces pratiques dans leurs opérations et chez leurs fournisseurs.
• Code of Conduct fournisseurs (Code de Conduite Fournisseurs) : Document qui énonce les principes éthiques, les exigences sociales et environnementales, et les attentes en matière de conformité que l’entreprise impose à ses fournisseurs. Il couvre des sujets tels que les droits du travail, la sécurité, l’environnement, l’intégrité commerciale et la confidentialité, servant de référence pour évaluer et faire respecter les pratiques responsables tout au long de la supply chain.

Anticipation et Maîtrise des Risques

L’identification et la gestion proactive des risques fournisseurs sont cruciales pour assurer la continuité des opérations et protéger la réputation de l’entreprise.

• Risque fournisseur : Le risque fournisseur est la probabilité qu’un fournisseur ne respecte pas ses obligations contractuelles (délais, qualité, prix, conformité), entraînant des conséquences négatives pour l’entreprise (retards de production, ruptures de stock, perte de chiffre d’affaires, atteinte à la réputation). Il englobe les risques financiers, opérationnels, géopolitiques, environnementaux, sociaux et éthiques.
• Business Continuity Plan (BCP – Plan de Continuité d’Activité) : Le BCP est un ensemble de procédures et de ressources planifiées pour assurer la reprise rapide et efficace des activités critiques d’une entreprise après un incident majeur (catastrophe naturelle, cyberattaque, crise sanitaire, défaillance fournisseur majeure). Il vise à minimiser l’interruption des opérations et l’impact sur les clients et la chaîne de valeur.
• Force Majeure : La Force Majeure est une clause contractuelle (et un concept juridique) qui désigne un événement imprévisible, irrésistible et extérieur à la volonté des parties, qui empêche l’exécution de leurs obligations contractuelles. En cas de Force Majeure, la partie affectée peut être temporairement ou définitivement exonérée de sa responsabilité pour non-exécution, sans pénalité. Les clauses de Force Majeure sont cruciales pour gérer les aléas non contrôlables.
• Conflict Minerals (Minerais de Conflit) : Les Conflict Minerals sont certaines matières premières (notamment l’étain, le tantale, le tungstène et l’or, souvent désignées par l’acronyme “3TG”) provenant de zones de conflit armé, en particulier de la République Démocratique du Congo et de ses pays voisins. Leur extraction et commerce peuvent financer ces conflits. Des réglementations (ex: Dodd-Frank Act aux USA, règlement européen) imposent aux entreprises une Due Diligence rigoureuse sur l’origine de ces minerais dans leurs chaînes d’approvisionnement pour s’assurer qu’ils ne contribuent pas au financement des violences.

Pérenniser l’Excellence par la Maîtrise Terminologique

Nous avons parcouru un vaste territoire, explorant les méandres du vocabulaire des Achats et de la Finance, des subtilités du S2P à l’importance du TCO, en passant par les exigences de la Compliance et les défis de la Last Mile Delivery. Chaque terme, chaque acronyme, n’est pas un simple mot, mais une brique fondamentale qui soutient la structure complexe de l’excellence opérationnelle.

La maîtrise de ce langage commun est un avantage stratégique indéniable. Elle dissipe les ambiguïtés, accélère la prise de décision et renforce la cohésion des équipes. En parlant le même langage, les acheteurs peuvent mieux communiquer leurs besoins aux fournisseurs, les financiers peuvent interpréter plus précisément les données de performance, et les logisticiens peuvent optimiser leurs flux avec une meilleure compréhension des contraintes mutuelles. C’est la garantie d’une collaboration fluide et performante, tant en interne qu’avec l’écosystème externe de l’entreprise.

Le monde des achats et de la finance est par nature dynamique, constamment modelé par l’innovation technologique, les évolutions réglementaires et les défis géopolitiques et environnementaux. De la généralisation de la facture électronique à l’essor des achats responsables guidés par les critères ESG, de nouveaux concepts émergent et les pratiques existantes sont redéfinies. Cette évolution constante rend l’apprentissage et la mise à jour continue des définitions clés absolument indispensables. Se former, s’informer et partager ces connaissances est le devoir de chaque professionnel souhaitant rester à la pointe de son domaine.

Chez Weproc, nous sommes convaincus qu’un langage partagé est le premier levier de la transformation digitale et de l’excellence opérationnelle. En dotant vos équipes d’une compréhension approfondie de ces termes, vous leur donnez les moyens de piloter la performance, d’anticiper les risques et de créer de la valeur durable. Nous vous encourageons à faire de ce glossaire une ressource vivante, à l’explorer, à l’intégrer dans vos formations et à le partager largement. Car c’est ensemble, armés d’un vocabulaire commun et d’une vision partagée, que nous bâtirons les chaînes d’approvisionnement et les fonctions financières de demain : plus agiles, plus transparentes et plus responsables.