Formats de factures électroniques : lequel choisir pour être conforme en 2026 ?

Avec l’arrivée progressive de la facturation électronique obligatoire entre 2026 et 2027, de nombreuses entreprises se posent la même question : quel format de facture électronique utiliser ?
Ce choix est loin d’être anodin. Dans le cadre de la réforme détaillée dans notre guide complet sur la facturation électronique, seules certaines structures de fichiers sont autorisées pour transmettre les factures et leurs données à l’administration fiscale.

Contrairement au PDF envoyé par email, une facture électronique conforme repose sur un format structuré, capable d’être traité automatiquement par les systèmes de l’entreprise, les plateformes de facturation et le Portail Public de Facturation (PPF).

En France, trois formats sont aujourd’hui au cœur du dispositif : Factur-X, UBL et CII. Chacun répond à des logiques différentes, selon la taille de l’entreprise, son niveau d’équipement (ERP, EDI) et ses échanges avec ses fournisseurs.

L’objectif de cette page est simple : vous donner une vision claire et synthétique des formats de factures électroniques, pour comprendre leurs différences, leurs usages et savoir lequel est le plus adapté à votre organisation — avant d’entrer dans le détail de chaque format.

Pourquoi plusieurs formats de factures électroniques existent ?

La réforme de la facturation électronique ne repose pas sur un format unique, mais sur plusieurs formats autorisés. Ce choix n’est pas anodin. Il répond à une réalité simple : les entreprises n’ont ni les mêmes outils, ni les mêmes volumes, ni les mêmes niveaux de maturité digitale.

Imposer un format unique aurait créé une rupture brutale, notamment pour les PME et les entreprises peu équipées. À l’inverse, autoriser plusieurs formats permet une transition progressive, compatible avec des environnements très différents : ERP complexes, logiciels comptables standards, échanges EDI ou processus plus simples.

Ces formats s’inscrivent tous dans un cadre commun : la norme européenne EN 16931, qui définit les données obligatoires d’une facture électronique. En revanche, ils se distinguent par leur structure technique, leur lisibilité humaine et leur niveau d’automatisation.

Certains formats sont entièrement structurés et conçus pour un traitement automatisé à grande échelle. D’autres combinent une facture lisible (PDF) avec des données structurées, afin de faciliter l’adoption par les fournisseurs et les équipes internes. Ce compromis entre automatisation et simplicité d’usage explique largement la coexistence de plusieurs formats.

Enfin, ces formats ne sont pas concurrents. Ils sont complémentaires et interopérables via les plateformes de facturation électronique. Le choix ne vise pas à identifier “le meilleur format”, mais le plus adapté à l’organisation de l’entreprise et à ses échanges fournisseurs, tout en restant conforme aux exigences réglementaires.

Comprendre cette logique est essentiel avant d’entrer dans le détail de chaque format, car c’est elle qui conditionne les usages concrets, les choix techniques et la stratégie de mise en conformité.

Les formats de factures électroniques acceptés en France

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, la France n’a pas retenu un format unique, mais trois formats de factures électroniques autorisés. Ce choix s’inscrit dans une logique de pragmatisme : permettre à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur niveau de maturité digitale, de se conformer à l’obligation sans rupture brutale.

Ces formats ne sont pas des initiatives isolées. Ils reposent tous sur un socle commun : la norme européenne EN 16931, qui définit la structure et les données obligatoires d’une facture électronique conforme au niveau européen. Autrement dit, même si les formats diffèrent techniquement, ils véhiculent les mêmes informations réglementaires.

Les trois formats aujourd’hui acceptés dans le dispositif français sont :

• Factur-X

• UBL

• CII

Ils sont tous reconnus par l’administration fiscale et peuvent transiter via le Portail Public de Facturation (PPF) ou via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Factur-X : le format hybride le plus accessible

Factur-X est un format dit hybride. Il combine :

• un PDF lisible par l’humain,

• et un fichier de données structurées (XML) intégré au PDF.

Ce double format permet à la fois une lecture simple pour les équipes et un traitement automatisé par les systèmes d’information. C’est précisément ce compromis qui explique pourquoi Factur-X est souvent présenté comme le format le plus accessible, notamment pour les PME et ETI.

Factur-X facilite l’adoption de la facture électronique sans imposer une transformation immédiate des outils existants. Il constitue souvent une porte d’entrée naturelle vers la conformité, en particulier lorsque les fournisseurs sont hétérogènes en termes de maturité digitale.

UBL : un format structuré orienté automatisation

UBL (Universal Business Language) est un format 100 % structuré, basé sur un fichier XML. Il est conçu pour être traité automatiquement de bout en bout, sans support visuel destiné à la lecture humaine.

Ce format est particulièrement utilisé dans des environnements déjà très structurés, disposant d’ERP ou de solutions EDI capables de gérer des flux entièrement automatisés. UBL est robuste, standardisé et largement utilisé à l’international.

En revanche, il nécessite une capacité technique plus avancée, tant côté émetteur que côté récepteur, ce qui peut représenter un frein pour certaines entreprises ou pour certains fournisseurs.

CII : un format XML normé à l’échelle européenne

CII (Cross Industry Invoice) est également un format entièrement structuré, conforme à la norme EN 16931. Il repose sur une logique similaire à UBL, avec une forte orientation vers l’automatisation et l’interopérabilité.

CII est souvent privilégié dans des contextes où les échanges sont massifs, normés et fortement intégrés aux systèmes financiers et logistiques. Comme UBL, il s’adresse principalement à des organisations disposant d’une maturité digitale élevée.

Des formats différents, un cadre commun

Il est essentiel de comprendre que ces formats ne sont ni concurrents ni exclusifs. Ils répondent à des cas d’usage différents, mais s’inscrivent dans un cadre réglementaire unique.

Le choix du format ne dépend pas uniquement de la loi, mais de :

• l’organisation interne,

• les outils existants,

• la diversité des fournisseurs,

• le niveau d’automatisation recherché.

Avant de chercher “le bon format”, il est donc indispensable de comparer leurs caractéristiques et de comprendre leurs implications concrètes. C’est précisément l’objectif de la section suivante.

Tableau comparatif des formats de factures électroniques

Les formats de factures électroniques acceptés en France reposent tous sur la norme européenne EN 16931, mais ils diffèrent fortement dans leur mode d’utilisation, leur niveau d’automatisation et leur accessibilité pour les entreprises.

Ce tableau permet de comparer Factur-X, UBL et CII selon les critères les plus importants pour les PME, ETI et directions financières.

Comment lire ce tableau

• Factur-X se distingue par son équilibre entre conformité réglementaire, lisibilité et facilité d’adoption.

• UBL et CII sont des formats puissants, mais plus exigeants techniquement, conçus pour des environnements déjà très structurés.

Le choix du format ne doit pas être guidé uniquement par la conformité légale, mais par la capacité réelle de votre organisation à l’exploiter au quotidien, sans créer de friction avec vos équipes ou vos fournisseurs.

Pourquoi le PDF envoyé par email ne suffit plus

Pendant longtemps, le PDF envoyé par email a été considéré comme une forme acceptable de facturation électronique. Simple, rapide et universel, il s’est imposé comme un standard dans les échanges entre entreprises.
Avec la réforme de la facturation électronique, ce modèle devient insuffisant, non pas pour des raisons techniques, mais pour des raisons réglementaires, fiscales et structurelles.

Un PDF par email n’est pas une facture électronique conforme

Dans le cadre de la réforme française de la facturation électronique, un PDF simple envoyé par email n’est plus considéré comme une facture électronique conforme.

Pourquoi ?
Parce qu’il ne répond pas aux exigences clés du nouveau dispositif :

• il ne contient pas de données structurées normalisées exploitables automatiquement,

• il ne transite pas par un canal de transmission agréé,

• il ne permet pas la transmission des données fiscales vers l’administration.

Un PDF reste un document numérique, mais il ne constitue pas une facture électronique au sens de la réforme 2026.

La réforme repose sur la donnée, pas sur le document

Le changement fondamental introduit par la réforme est le passage :

• d’un échange de documents (PDF),

• à un échange de données structurées et certifiées.

Ce sont ces données (montants, TVA, identités, statuts de facture) qui permettent :

• la lutte contre la fraude à la TVA,

• le pré-remplissage des déclarations,

• une meilleure visibilité économique pour l’État,

• et l’automatisation des processus pour les entreprises.

Un PDF envoyé par email ne permet pas cette exploitation native de la donnée. Il nécessite des traitements manuels ou de l’OCR, avec un risque d’erreurs et aucune garantie de conformité.

Un schéma de transmission désormais encadré

Avec la réforme, les factures ne sont plus échangées directement entre entreprises.

Elles doivent obligatoirement transiter par une Plateforme Agréée (PA) — anciennement appelée PDP — choisie par chaque entreprise.

Le fonctionnement est le suivant :

• l’entreprise émettrice dépose la facture électronique sur sa PA,

• la PA contrôle le format et la conformité,

• la facture est transmise à la PA de l’entreprise destinataire, si elle en a désigné une,

• en parallèle, les données de facturation et de e-reporting transitent via le Portail Public de Facturation (PPF),

• le PPF joue un rôle de concentrateur et de passerelle vers l’administration fiscale, notamment la DGFIP.

L’email sort totalement de ce schéma. Même un PDF « correct » sur le fond ne peut pas être considéré comme conforme s’il n’emprunte pas ce circuit.

Le PDF n’est pas supprimé, il est transformé

Attention : la réforme ne signe pas la disparition du PDF.

Elle met fin au PDF isolé, envoyé sans données structurées et sans canal officiel.

Avec un format comme Factur-X, le PDF reste présent, mais il est :

• enrichi par un fichier XML structuré,

• intégré dans un format normé,

• transmis via une plateforme agréée.

Le PDF devient un support de lecture, la donnée devient le socle réglementaire.

Un enjeu de conformité, mais aussi de performance

Continuer à fonctionner avec des PDF envoyés par email expose les entreprises à plusieurs risques :

• non-conformité réglementaire,

• impossibilité de transmettre les données à la DGFIP,

• sanctions financières prévues par la loi,

• perte de traçabilité et de visibilité financière.

À l’inverse, passer à des formats conformes et à des canaux agréés permet :

• d’automatiser les traitements,

• de sécuriser les flux,

• de réduire les litiges,

• et de préparer sereinement l’échéance 2026.

Le message à retenir

Ce n’est pas le PDF en lui-même qui pose problème : C’est le PDF envoyé par email, sans données structurées et hors du circuit réglementaire.

La réforme marque un changement profond : la facture électronique devient un flux de données piloté, et non plus un simple document échangé.

Formats de factures & PPF / PA (ex-PDP) : ce qu’il faut comprendre

L’un des points les plus mal compris de la réforme de la facturation électronique concerne le lien entre les formats de facture (Factur-X, UBL, CII) et le schéma de transmission via les plateformes.

Beaucoup d’entreprises pensent encore que le format suffit à être conforme. En réalité, le format et le canal de transmission sont indissociables.

Le PPF ne reçoit pas directement les factures des entreprises

Contrairement à certaines idées reçues, les entreprises n’enverront pas directement leurs factures au Portail Public de Facturation (PPF).

Le PPF n’est pas un portail de dépôt universel de factures B2B.
Son rôle est avant tout celui de :

• concentrateur des données de facturation,

• annuaire des entreprises et de leurs plateformes,

• passerelle de transmission des données vers la DGFIP.

Les factures, elles, transitent entre plateformes privées agréées, appelées aujourd’hui Plateformes Agréées (PA), anciennement PDP.

Le rôle central des Plateformes Agréées (PA)

Chaque entreprise devra choisir une Plateforme Agréée pour :

• émettre ses factures électroniques,

• recevoir celles de ses fournisseurs,

• convertir et contrôler les formats,

• transmettre les données obligatoires à l’État via le PPF.

Le schéma de fonctionnement est le suivant :

1. L’entreprise émettrice génère une facture dans un format conforme (Factur-X, UBL ou CII).

2. La facture est déposée sur sa PA.

3. La PA vérifie la conformité du format et des données.

4. La facture est transmise à la PA du destinataire, si celui-ci en a désigné une.

5. Les données de facturation et de e-reporting transitent via le PPF, qui les transmet à la DGFIP.

👉 Le PPF orchestre la circulation de la donnée,
👉 les PA orchestrent la circulation des factures.

Tous les formats ne sont acceptés que dans ce cadre

Les formats Factur-X, UBL et CII ne sont acceptés que s’ils transitent par une PA et respectent les profils autorisés.

Un fichier techniquement conforme mais :

• envoyé par email,

• déposé sur un portail non connecté au PPF,

• transmis hors plateforme agréée,

ne sera pas considéré comme conforme.

La conformité repose donc sur un triptyque indissociable :

• un format normalisé,

• une plateforme agréée,

• une transmission des données à l’administration.

Le cas particulier de Factur-X

Factur-X est souvent perçu comme plus “simple” car il repose sur un PDF lisible.
Mais dans le cadre de la réforme :

• le PDF n’est qu’un support,

• la conformité repose sur le fichier XML embarqué,

• et sur sa transmission via une PA connectée au PPF.

Un PDF Factur-X stocké localement ou envoyé par email ne suffit pas.

Ce que doivent retenir les entreprises

Pour être conforme à partir de 2026, une entreprise devra :

• utiliser un format autorisé (Factur-X, UBL ou CII),

• passer par une Plateforme Agréée pour émettre et recevoir,

• s’assurer que les données transitent bien via le PPF vers la DGFIP.

Le format est donc un choix structurant, mais il n’a de valeur que s’il s’inscrit dans le bon circuit de transmission.

La vraie question n’est pas seulement « quel format choisir ? » mais « comment ce format s’intègre dans mon écosystème de plateformes et de processus ? »

C’est précisément ce que nous allons aborder dans la section suivante : quel format choisir selon votre entreprise.

Anticiper dès maintenant : bonnes pratiques

Même si l’obligation de facturation électronique n’entrera pleinement en vigueur qu’à partir de 2026, attendre le dernier moment serait une erreur stratégique.
Les entreprises qui anticipent aujourd’hui ne cherchent pas seulement à être conformes : elles sécurisent leurs flux, leur trésorerie et leurs relations fournisseurs.

Anticiper ne signifie pas tout transformer immédiatement, mais poser les bons jalons.

1. Identifier vos formats de factures actuels

La première étape consiste à comprendre votre situation réelle :

• Quels formats recevez-vous aujourd’hui ? (PDF, EDI, portails fournisseurs, factures papier scannées)

• Quels formats émettez-vous vers vos clients ?

• Quels volumes sont concernés ?

Cette cartographie permet d’identifier les écarts entre vos pratiques actuelles et les formats exigés (Factur-X, UBL, CII).

2. Structurer la donnée avant de penser au format

Le format n’est que le contenant.
La vraie difficulté réside dans la qualité et la structuration des données :

• cohérence des informations fournisseurs,

• fiabilité des mentions obligatoires,

• rattachement aux commandes et aux contrats,

• gestion des références (numéros de commande, TVA, centres de coûts).

Une donnée mal structurée génère des rejets, des litiges et des retards, même avec le bon format.

3. Tester la réception avant l’émission

Beaucoup d’entreprises se focalisent sur l’émission des factures, alors que la réception est obligatoire pour tous dès septembre 2026.

Bonnes pratiques :

• être capable de réceptionner et lire des Factur-X, UBL ou CII,

• tester l’intégration automatique dans vos outils comptables ou achats,

• vérifier la gestion des exceptions et des factures non conformes.

La réception est souvent le premier point de friction… et le plus sous-estimé.

4. Choisir une Plateforme Agréée adaptée à votre organisation

Toutes les plateformes ne se valent pas.
Le bon choix dépend de votre maturité et de vos flux :

• volumes de factures,

• complexité des achats,

• besoin de rapprochement commande / facture,

• niveau d’automatisation attendu,

• intégration avec vos outils existants (ERP, comptabilité, achats).

Une PA ne doit pas être vue comme un simple canal réglementaire, mais comme un levier de fiabilité et de performance opérationnelle.

5. Impliquer progressivement les équipes et les fournisseurs

La facturation électronique n’est pas qu’un sujet finance ou IT.

Pour éviter les blocages :

• informer les équipes achats et opérationnelles,

• expliquer les changements aux fournisseurs,

• accompagner les cas spécifiques (petits fournisseurs, formats hétérogènes).

Plus l’adhésion est progressive, moins la bascule sera brutale.

6. Transformer la contrainte réglementaire en opportunité

Les entreprises qui anticipent constatent souvent des bénéfices rapides :

• réduction des litiges de facturation,

• meilleure visibilité sur les engagements,

• automatisation des contrôles,

• délais de traitement plus courts,

• fiabilité accrue des données financières.

La réforme impose un cadre.
À vous d’en faire un outil de structuration plutôt qu’un simple exercice de conformité.

Anticiper la facturation électronique, ce n’est pas choisir un format trop tôt.
C’est construire un système capable d’absorber les formats, les règles et les volumes à venir.

Le format n’est pas un détail technique, c’est une décision structurante

Les formats de factures électroniques ne sont pas de simples contraintes techniques imposées par la réforme. Ils conditionnent la qualité des données, la fluidité des échanges, la fiabilité des contrôles et, in fine, la capacité de l’entreprise à piloter ses flux financiers.

Choisir un format adapté (Factur-X, UBL ou CII), c’est choisir comment l’information circule, comment les factures sont intégrées, contrôlées et exploitées. Un mauvais choix ou une anticipation insuffisante expose à des rejets, des litiges, des retards de paiement et une surcharge opérationnelle inutile.

À l’inverse, les entreprises qui abordent le sujet dès maintenant transforment l’obligation réglementaire en levier de structuration : elles fiabilisent leurs données, automatisent leurs processus et sécurisent leur conformité à long terme.

La réforme de la facturation électronique ne se résume pas à “envoyer des factures autrement”.
Elle impose de repenser la chaîne de facturation comme un processus structurant du pilotage financier.

Le format n’est donc pas un détail. C’est une décision qui engage l’organisation, les outils et la performance de l’entreprise pour les années à venir.